Datenschutzerklärung – ZELX Freemail
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Martin Flach
Krughütter Strasse 40
66128 Saarbrücken, Deutschland
E-Mail:
Website:
2. Gegenstand dieser Erklärung
Diese Erklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von zelx.de und bei Nutzung des E-Mail-Dienstes ZELX Freemail unter mail.zelx.de. Sie betrifft insbesondere die Registrierung, Benutzerkonten, den E-Mail-Verkehr, Sicherheitsfunktionen, Kontaktanfragen und technische Zugriffsprotokolle.
3. Bereitstellung der Website und Serverprotokolle
Beim Aufruf der Website fallen technisch bedingt Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Antwortstatus, Browser-/Geräteangaben und gegebenenfalls Referrer an. Sie werden zur Auslieferung, Fehlerdiagnose, Gewährleistung der Sicherheit und Missbrauchsabwehr verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Websitebetrieb); soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des vereinbarten Dienstes erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
4. Registrierung und Benutzerkonto
Bei Einrichtung und Verwaltung eines Freemail-Kontos werden insbesondere die im Registrierungsformular abgefragten Daten sowie die zugewiesene E-Mail-Adresse verarbeitet. Nach tatsächlich aktivierten Funktionen können dazu Name, Kontaktdaten, alternative E-Mail-Adresse, Angaben zur Kontokonfiguration sowie Registrierungszeitpunkt und IP-Adresse gehören. Zur Anmeldung werden Passwortprüfwerte (Hashes) beziehungsweise Authentifizierungsdaten verarbeitet.
Dies dient der Einrichtung und Durchführung des Nutzungsvertrags sowie dem Schutz vor missbräuchlichen Registrierungen und Anmeldeversuchen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und – für erforderliche Sicherheitsmaßnahmen – Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, soweit keine spezielleren Vorschriften vorgehen.
Die Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos und anschließend nur im rechtlich erforderlichen oder begründeten Umfang aufbewahrt.
5. E-Mail-Verkehr und gespeicherte Nachrichten
Für Versand, Empfang, Zustellung und Speicherung von E-Mails werden je nach Vorgang Absender- und Empfängeradressen, Nachrichtenkopfzeilen, Zustellinformationen, Zeitpunkte sowie Nachrichteninhalte und Anhänge verarbeitet. Hierzu gehören auch die erforderliche Weiterleitung an andere Mailserver und die Übertragung an die vom Nutzer verwendeten E-Mail-Programme.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des vereinbarten E-Mail-Dienstes und unter Beachtung der einschlägigen Regeln zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikation. Soweit DSGVO-Rechtsgrundlagen einschlägig sind, ist dies regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für bestimmte Sicherheitsmaßnahmen kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht.
Kommunikationsdaten können technisch bedingt an die Server der jeweiligen Kommunikationspartner übertragen werden. Eine generelle Zusage, dass Daten niemals an Dritte gelangen, wäre bei einem E-Mail-Dienst unzutreffend.
6. Sicherheit, Spamfilter und Anmeldeprotokolle
Zum Schutz der Benutzer und des Dienstes können technische Daten über Anmeldeversuche, IP-Adressen, Versand- und Zustellereignisse, Fehlermeldungen sowie sicherheitsrelevante Auffälligkeiten verarbeitet werden. E-Mails können durch technische Spam- und Schadsoftware-Prüfungen verarbeitet werden, soweit diese Funktionen tatsächlich aktiviert sind und rechtlich zulässig betrieben werden.
Zwecke sind Sicherstellung des Dienstbetriebs, Abwehr von Angriffen und Missbrauch sowie Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist im Anwendungsbereich der DSGVO insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, soweit keine speziellere Norm gilt.
7. Webmail-Sitzungen und Cookies
Für die Anmeldung und Nutzung der Webmail-Oberfläche können Cookies und andere technische Sitzungsinformationen erforderlich sein. Diese dienen beispielsweise der Verwaltung einer angemeldeten Sitzung, der Sprachauswahl und gegebenenfalls einer vom Nutzer gewählten Funktion zum Merken des Logins.
Soweit eine Speicherung oder ein Zugriff auf dem Endgerät unbedingt erforderlich ist, kann dies unter die Ausnahme des § 25 Abs. 2 TDDDG fallen. Für nicht erforderliche Cookies und vergleichbare Techniken ist grundsätzlich eine wirksame Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich. Die nachgelagerte Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt eine passende Rechtsgrundlage nach der DSGVO.
8. Zusatzfunktionen: Kontakte, Kalender und Dateispeicher
Soweit der Benutzer entsprechende Funktionen verwendet und diese angeboten werden, werden die von ihm eingegebenen Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und gespeicherten Dateien verarbeitet, um diese Funktionen bereitzustellen.
9. Kontaktanfragen und Support
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden die übermittelten Angaben und Nachrichten verarbeitet, um das Anliegen zu bearbeiten, die Identität bei kontobezogenen Vorgängen angemessen zu prüfen und auf Anfragen zu antworten. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.
Bitte keine Passwörter an den Support übermitteln.
10. Hosting bei STRATO, Empfänger und Auftragsverarbeitung
Unsere Website zelx.de, die Domainverwaltung und der E-Mail-Dienst ZELX Freemail unter mail.zelx.de werden über Leistungen der STRATO GmbH betrieben.
Hosting-Anbieter: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von STRATO.
Im Rahmen der Serverbereitstellung und des technischen Betriebs können dabei insbesondere Website- und Mailserverdaten, Verbindungsdaten, IP-Adressen, Nutzerkontodaten, gespeicherte E-Mail-Nachrichten und Anhänge sowie weitere technisch erforderliche Daten auf der von STRATO bereitgestellten Infrastruktur verarbeitet werden. Die konkrete Zugriffs- und Aufgabenverteilung richtet sich nach dem gebuchten Hosting-Produkt.
Die Verarbeitung dient der Bereitstellung unserer Website und des vereinbarten E-Mail-Dienstes, der sicheren technischen Abwicklung und der Störungsbehebung. Rechtsgrundlagen sind, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO. Soweit STRATO personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO und die vertraglich einbezogene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Informationen hierzu stellt STRATO unter strato.de/agb/avv/ bereit.
STRATO kann im Rahmen der vertraglichen Leistungen weitere Auftragsverarbeiter einsetzen. Die jeweils von STRATO veröffentlichten Informationen hierzu sind in den Unterlagen zur Auftragsverarbeitung enthalten. Ob und welche weiteren Dienstleister unmittelbar von uns eingesetzt werden, richtet sich nach der tatsächlich aktivierten Website- und Serverkonfiguration.
Beim normalen E-Mail-Verkehr werden Nachrichten und notwendige Verbindungs- und Zustelldaten außerdem an die Mailserver der jeweiligen Kommunikationspartner beziehungsweise deren E-Mail-Anbieter übertragen. Befinden sich Empfänger oder deren E-Mail-Anbieter außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, kann die reguläre E-Mail-Zustellung eine Übermittlung in das jeweilige Drittland erfordern. Soweit besondere gesetzliche Anforderungen greifen, werden diese berücksichtigt.
Eine Übermittlung an Behörden erfolgt nur bei Vorliegen einer entsprechenden gesetzlichen Verpflichtung oder sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage.
11. Aufbewahrung, Kontolöschung und Backups
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweils genannten Zwecke oder aufgrund rechtlicher Pflichten notwendig ist. Nutzer können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung ihrer Daten und die Beendigung ihres Benutzerkontos verlangen.
Sicherungskopien und technische Warteschlangen können Daten nach einer Kontolöschung noch vorübergehend enthalten, soweit die Verarbeitung rechtlich zulässig und die Löschkonzeption entsprechend ausgestaltet ist.
12. Rechte betroffener Personen
Soweit die Voraussetzungen vorliegen, haben betroffene Personen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Daneben besteht das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Datenschutzanfragen können an
gerichtet werden.
13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für die Einrichtung eines Postfachs sind die im Registrierungsverfahren als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten erforderlich. Ohne diese Daten kann der Dienst gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.
14. Automatisierte Entscheidungen
Technische Anti-Spam- oder Sicherheitsfunktionen können automatisiert erfolgen.
15. Datenschutzinformationen zur Android-App Zelx Mail
Die Android-App „Zelx Mail“ ermöglicht die Einrichtung und Nutzung von E-Mail-Konten verschiedener Anbieter. Die nachfolgenden Hinweise ergänzen die vorstehenden Informationen zur Website und zum E-Mail-Dienst ZELX Freemail. Für die Datenverarbeitung durch den Betreiber eines zusätzlich eingerichteten, externen E-Mail-Kontos gelten auch dessen eigene Datenschutzinformationen.
15.1 Verarbeitete Daten und Zwecke
Für die Einrichtung und Nutzung eines E-Mail-Kontos verarbeitet die App die vom Nutzer eingegebenen Kontodaten, insbesondere E-Mail-Adresse, Server- und Protokolleinstellungen sowie die für die Anmeldung benötigten Authentifizierungsdaten. Für die E-Mail-Funktionen werden je nach Nutzung Absender- und Empfängeradressen, Betreffzeilen, Nachrichteninhalte, Anhänge, Ordnerinformationen und technische Statusdaten verarbeitet. Vom Nutzer in der App angelegte Kontakte, Entwürfe, Kalendereinträge und Einstellungen werden für die jeweiligen App-Funktionen verarbeitet.
Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten E-Mail- und Organisationsfunktionen. Soweit wir selbst für eine Verarbeitung verantwortlich sind, kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Bereitstellung vertraglich geschuldeter Leistungen in Betracht. Die konkrete rechtliche Einordnung kann bei Konten externer Anbieter abweichen.
15.2 Kommunikation mit E-Mail-Servern
Die App stellt zur Anmeldung sowie zum Empfangen, Versenden und Verwalten von E-Mails Netzwerkverbindungen zu den vom Nutzer eingerichteten E-Mail-Servern her. Dabei werden die hierfür erforderlichen Kontodaten, Verbindungsdaten und E-Mail-Inhalte übertragen. Beim Versand werden Nachrichten über den eingerichteten Versandserver an die jeweiligen Empfänger zugestellt.
Bei POP3 werden E-Mails vom Server abgerufen und können lokal auf dem Gerät verwaltet werden. Bei IMAP können E-Mails, Ordner und Statusinformationen mit dem Server abgeglichen werden. Ob einzelne Funktionen wie das Verschieben oder Löschen von Nachrichten serverseitig verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Anbieter und dessen technischen Möglichkeiten ab. Eine lokale Löschung bedeutet nicht zwangsläufig eine Löschung auf dem Mailserver.
15.3 Speicherung auf dem Gerät
Damit die App genutzt werden kann, werden erforderliche Kontoeinstellungen und nutzungsbezogene Informationen auf dem Android-Gerät gespeichert. Dazu können heruntergeladene Nachrichten, lokal angelegte Kontakte, Entwürfe, Kalendereinträge und persönliche App-Einstellungen gehören. Art, Umfang und Schutz der Speicherung richten sich nach der jeweiligen Funktion und der tatsächlich eingesetzten App-Version.
Die Löschung einzelner Daten innerhalb der App, das Entfernen eines Kontos und das Löschen der Android-App beziehungsweise ihrer App-Daten können unterschiedliche Auswirkungen haben. Daten, die weiterhin auf einem Mailserver gespeichert sind, werden dadurch nicht zwangsläufig entfernt. Zur Löschung solcher Daten sind gegebenenfalls zusätzliche Schritte beim jeweiligen E-Mail-Anbieter erforderlich.
15.4 Berechtigungen, Sicherheit und weitere Dienste
Für die Kommunikation mit E-Mail-Servern benötigt die App eine Internetverbindung. Weitere Berechtigungen und Zugriffe auf Gerätefunktionen richten sich nach den tatsächlich genutzten Funktionen und den Einstellungen des Android-Geräts. Bei der Nutzung externer E-Mail-Anbieter werden Daten an deren Server übermittelt. Angaben zu gegebenenfalls zusätzlich eingebundenen Diensten, Diagnosefunktionen oder Datenübermittlungen sind anhand der veröffentlichten App-Version zu prüfen und bei Bedarf in dieser Erklärung zu ergänzen.
15.5 Speicherdauer, Löschung und Datenschutzrechte
Die Speicherdauer richtet sich nach der jeweiligen App-Funktion, den Einstellungen des Nutzers und gegebenenfalls der Aufbewahrung beim verwendeten E-Mail-Anbieter. Für die Verarbeitung durch ZELX Freemail gelten ergänzend die vorstehenden Abschnitte zu Aufbewahrung, Kontolöschung und Datenschutzrechten. Fragen zur Datenverarbeitung durch die App können an info@zelx.de gerichtet werden.
16. Aktualisierung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die tatsächliche Datenverarbeitung oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Die jeweils geltende Fassung wird auf der Website veröffentlicht.